A kulturális örökség védelméről szóló törvény alapján a kulturális miniszter rendeletben szabályozta a muzeális könyvtári dokumentumok nyilvántartásának kötelezettségét. Eszerint a könyvtárak kötelesek a birtokukban lévő muzeális dokumentumokat nyilvántartani és az adatokat az Országos Széchényi Könyvtárnak bejelenteni. Ugyanez a rendelet előírja valamennyi az örökségvédelmi hatóság által védetté nyilvánított könyvtári dokumentum nyilvántartási kötelezettségét is.
A Magyar Országos Közös Katalógusnak – Régi Nyomtatványok Tagozat (MOKKA-R) a régi nyomtatványok közös katalogizálási rendszerének előkészítésén, megszervezésén és működtetésén túl feladata az ezen törvényben és a rendeletben meghatározott feladatok teljesítésének segítése magánszemélyek és azon intézmények számára is, amelyek nem tagjai a Tagozatnak.
A dokumentumok bejelentéséhez készült űrlapon az azonosításhoz szükséges legfontosabb adatok rögzíthetők. Ezeket szabványos bibliográfiai rekordokban tároljuk. A muzeális dokumentumok nyilvántartását szolgáló adatbázis egyben a MOKKA-R-nek is része.